Naar inhoud
Export nieuws

Blog - Eerste Hulp Bij Export: Een Certificaat van Oorsprong, hoe precies komt het invullen nu eigenlijk?

Wanneer er in de webshop een aanvraag voor een Certificaat van Oorsprong (CvO) binnenkomt dan wordt deze eerst door mij of een collega uit het Customer Service team gecontroleerd, voordat deze bij de Kamer van Koophandel (KVK) wordt ingediend. De KVK voert vervolgens nog een tweede controle uit. Twee momenten in het bestelproces waarbij de aanvraag gecontroleerd wordt en vervolgens goedgekeurd of afgekeurd kan worden. Een afkeuring leidt regelmatig tot veel frustratie bij onze klanten. Reacties die ik veel hoor zijn “De zending heeft heel veel haast!” en “We hebben het document echt nodig!”

Een mooie kans voor mij om in deze blog uit te leggen waarom deze controles uitgevoerd worden en waarom het nu zo belangrijk is dat je de gegevens correct invult.

Een korte opfrisser

Het CvO is een document dat aantoont wat het land van oorsprong is van de geleverde producten. Niet te verwarren met het land van herkomst, want heb je je product ingekocht in bijvoorbeeld Nederland, dan wil dit nog niet zeggen dat het product ook een Nederlandse oorsprong heeft. De oorsprong geeft aan waar het product geproduceerd is, terwijl de herkomst aangeeft vanwaar het product wordt verzonden.

Een CvO is voor veel landen buiten de EU een verplicht importdocument, kan voor ieder land en iedere oorsprong worden afgegeven en kan zelfs een eis van een klant zijn indien zij bijvoorbeeld producten van ‘Europese’ oorsprong kwalitatief beter vindt dan van Chinese oorsprong.

Een aanvraag voor een CvO wordt door de KVK beoordeeld. Vervolgens wordt het CvO (indien akkoord) door de KVK afgegeven en voor een aantal landen nog aanvullend gelegaliseerd door de Ambassade en/of het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MiBuZa of BuZa). Het Certificaat van Oorsprong wordt per zending afgegeven en kan dus maar één keer gebruikt worden.

Voor meer uitleg over het CvO en de verschillende redenen waarom er om een CvO gevraagd kan worden, verwijs ik je graag door naar de CvO pagina’s op onze website.

De correctheid van het Certificaat van Oorsprong

Met enige regelmaat heb ik een klant aan de telefoon die gefrustreerd is over het feit dat de aanvraag is afgekeurd door ons Customer Service team of de KVK. Ik begrijp dat het soms erg frustrerend kan zijn, omdat het aanvragen van oorsprongsdocumenten niet je core business is en de goederen weg moeten. Toch is het wel degelijk belangrijk dat de aanvraag correct wordt ingevuld en dat deze wordt gecontroleerd.

Waarom dit zo belangrijk is?

Aan de hand van 3 voorbeelden uit de praktijk leg ik je graag uit waarom het zo belangrijk is om je papieren correct in te vullen:

  • Bedrijfsgegevens - Je bedrijf is een rechtspersoon en staat ingeschreven in het KVK handelsregister. Komen de bedrijfsgegevens op het CvO niet overeen met de inschrijving bij de KvK, dan heeft het document feitelijk geen betrekking op jouw bedrijf en kan de zending hierdoor geweigerd worden in het land van bestemming. Het juist invullen van deze gegevens heeft dus een juridische waarde.
  • Gewicht - Blijkt het gewicht op het CvO niet overeen te komen met het daadwerkelijke gewicht van de goederen, dan kan dit voor de douane een indicatie zijn om de zending nader te onderzoeken. Het verschil in gewicht roept vragen op wat sowieso leidt tot vertraging. De douane kan denken dat er mogelijk iets aan zending is toegevoegd of er juist uit is gehaald. Een risico dat je als bedrijf niet wilt lopen.

  • Oorsprong - Als de bevoegde autoriteit in het land van bestemming vermoedens heeft dat de oorsprong op het Certificaat van Oorsprong niet klopt, kunnen zij een rechtshulpverzoek naar de bevoegde autoriteit in het land van uitvoer sturen om de oorsprong vast te stellen. Als zij constateren dat de oorsprong niet juist is kan dat vele gevolgen hebben. De zending in het land van bestemming kan vernietigd worden of worden teruggestuurd op kosten van de importeur, die dit weer doorbelast aan de exporteur in NL. Bovendien kan aanvullend onderzoek door de bevoegde autoriteit in het land van uitvoer worden ingesteld bij de exporteur met uiteenlopende gevolgen.

Welke controles worden er uitgevoerd?

Controle door ons Customer Service team
Voordat wij de aanvraag indienen bij de KVK, controleren wij je aanvraag. Doordat je aanvraag bij ons een extra kwaliteitscontrole krijgt, wordt de kans dat het bij de KVK misgaat verkleind. Dit zorgt voor de snelst mogelijke doorlooptijden. Afhankelijk van het Service Level dat je kiest helpen wij je bij het aanleveren van de juiste bewijslast en controleren wij jouw aanvraag op:

Volledigheid

  • Zijn alle documenten aanwezig voor het aanvragen van een exportdocument

Juistheid

  • Is de bewijslast geldig
  • Is de bewijslast correct ingevuld
  • Voldoet de aanvraag aan de richtlijnen van de KVK

Controle door de KVK
De belangrijkste controle die de KVK uitvoert is de controle op de oorsprong van je producten. Geef je aan dat je produceert, voer je dan inderdaad voldoende bewerkingen uit om een Nederlandse oorsprong te hanteren? De KVK controleert en bepaalt dit op basis van de door jou ingevulde productieprocesbeschrijving.

Koop je je goederen in en verhandel je deze, dan verklaart je leverancier wat de oorsprong is van de geleverde goederen. De KVK controleert of je dezelfde oorsprong ook hebt ingevuld op je Certificaat van Oorsprong. Ook beoordelen zij de juistheid van de documenten en controleren zij of de bedrijfsgegevens vermeld op het Certificaat van Oorsprong overeenkomen met de inschrijving in het handelsregister.

Tot slot

Mijn collega’s, ikzelf en de KVK doen ons best om fouten te constateren, zodat deze nog aangepast kunnen worden en je geen problemen verderop in je exportproces tegenkomt. Uiteindelijk ben jij als exporteur wel altijd zelf verantwoordelijk voor het correct invullen van de documenten. Neem er daarom de tijd voor, vraag om advies indien nodig en maak geen afspraken over de invulling van het CvO met bijvoorbeeld je klant, wanneer je niet zeker weet of je deze na kunt komen.

Heb je nog vragen over de controle van het CvO?

Ik hoop dat ik je ook deze maand weer nieuwe inzichten en kennis heb gegeven over exporteren & exportdocumentatie. Heb je toch nog een vraag over dit onderwerp, schroom dan niet om mij te mailen via: marieke@exportdocumenten.com

Tot volgende maand!


Customer Service
+31(0)314-354865
[javascript protected email address]

Cookie-instellingen

Exportdocumenten.com maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Meer informatie.

Accepteren Weigeren