Naar inhoud
Export nieuws

​Blog - Eerste Hulp Bij Export: Het ambassade traject

MariekeJe hebt een mooie order verkocht en nu geeft je klant aan dat hij voor het inklaren van de goederen een Certificaat van Oorsprong en handelsfactuur nodig heeft die gelegaliseerd zijn door zowel de Kamer van Koophandel als de ambassade. Óf tijdens je bestelling in onze webshop geeft de landenvereisten-assistent aan dat het een officiële vereiste is om de documenten ook te laten legaliseren door de ambassade.

Waarom moet dit eigenlijk en hoe verloopt zo’n ambassade traject nou precies? Dit en meer leg ik je deze maand uit in Eerste Hulp Bij Export.

Waarom heb je (soms) een Ambassade legalisatie nodig?

Simpel, een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dit niet automatisch in het andere land. Veel documenten moet je daarom eerst laten legaliseren door de Kamer van Koophandel (KvK), om ze vervolgens aanvullend door de ambassade te laten legaliseren. Een legalisatie door de ambassade is een officiële bevestiging dat de medewerker van de KvK, die het document ondertekende, ook geautoriseerd is om dat te doen. De ambassade zal daarnaast ook een zegel op het document plaatsen. Pas als dit is gedaan kunnen de exportdocumenten voor je zending worden gebruikt.

Hoe verloopt het ambassade traject via Exportdocumenten.com?

Nadat je de documenten hebt aangevraagd in onze webshop worden deze digitaal aangeboden bij de Kamer van Koophandel, waar ze worden gecertificeerd. Zodra dit is gebeurd ontvangen wij de printopdracht en worden de documenten dezelfde dag nog bij ons uitgeprint. Wij verzamelen gedurende de dag alle documenten die naar de diverse ambassades, zoals Egypte, Qatar, Bahrein en Koeweit opgestuurd moeten worden.

Veel ambassades vragen om kopieën van de te legaliseren documenten en voor sommige ambassades dient de betaling via een digitale portal te gebeuren alvorens je de documenten inlevert. Wij zorgen dat dit allemaal in orde is, zodat aan het einde van de dag de documenten klaar liggen om opgehaald te worden door onze vaste koerier. Deze zorgt ervoor dat de documenten de volgende dag afgeleverd worden bij onze partner in Den Haag. Onze partner levert de documenten dezelfde dag nog in bij de juiste ambassades of regelt eerst een legalisatie door het Ministerie van Buitenlandse Zaken, zoals vereist bij bijvoorbeeld bij Oman of de Verenigde Arabische Emiraten, waarna ze de volgende dag worden ingeleverd bij de betreffende ambassade.


De doorlooptijden verschillen per ambassade. Dit komt bijvoorbeeld doordat niet alle ambassades 5 dagen in de week geopend zijn, maar ook omdat de ene ambassade veel meer documenten ter legalisatie aangeboden krijgt dan de andere ambassade. Desondanks heeft onze jarenlange samenwerking ervoor gezorgd dat wij goede relaties hebben opgebouwd met de verschillende ambassades. Hierdoor profiteer je bij ons van de snelst mogelijke doorlooptijden.

Zodra de documenten door de ambassade gelegaliseerd zijn worden deze weer opgehaald door onze partner, die ze terugstuurt naar ons kantoor. Hebben wij de documenten terug, dan worden deze dezelfde dag nog verstuurd naar het door jou opgegeven bezorgadres.

Geen ingewikkeld proces zul je misschien denken, maar zelf een ambassade legalisatie regelen betekent vaak tijdrovende ritten naar de ambassade en lange wachttijden! Heb je een ambassade legalisatie nodig, vraag deze dan aan via onze webshop!

Een wens of een vereiste?

Zo nu en dan zie ik aanvragen voor exportdocumenten voorbij komen waarbij er om een ambassade legalisatie wordt gevraagd, terwijl dit volgens de ‘legal country requirements’ voor het bestemmingsland niet vereist is. Uit het gesprek met mijn klant blijkt vaak dat dit door de ontvanger wordt gevraagd zonder dat hier een duidelijke reden voor is. Hoewel ik de achterliggende reden niet weet, adviseer ik vaak om dit terug te drukken. Het is voor de ontvanger natuurlijk heel makkelijk zo veel mogelijk legalisaties aan te vragen. Zo denkt hij er zeker van te zijn dat er geen problemen ontstaan bij de inklaring, maar jij draait in dit geval op voor de (onnodige) kosten.

Het tegenovergestelde komt ook voor. Hoewel de ‘legal country requirements’ voor het betreffende bestemmingsland aangeven dat een ambassade legalisatie verplicht is, zie ik dat deze niet altijd wordt aangevraagd via onze webshop. Niet verstandig als je het mij vraagt! Ik adviseer altijd de ‘legal country requirements’ te hanteren. Zo voorkom je dat de zending vast komt te staan en de onkosten voor de opslag en overliggeld nog hoger zijn dan de legalisatiekosten van de ambassade.

Wil je weten of een ambassade legalisatie een wens of een eis is, kijk dan op de Market Access Database of maak gebruik van onze landenvereisten-assistent in de webshop.

Prijzen en doorlooptijden

Ambassade legalisaties zijn vaak vrij prijzig. Zo werken veel ambassades met een staffel die op basis van de factuurwaarde bepalen wat de legalisatiekosten zijn. Heb je een hoge factuurwaarde, dan betaal je automatisch ook een hoog bedrag aan legalisatiekosten. Andere ambassades werken met een vast bedrag per type document ongeacht de factuurwaarde.

Zoals ik al eerder in dit artikel heb aangegeven verschillen ook de doorlooptijden per ambassade. Deze lopen uiteen van 1 tot 6 werkdagen. Hierbij dien je ook nog rekening te houden met het feit dat de ambassade mogelijk niet 5 dagen in de week open is.

Zowel prijzen als doorlooptijden kunnen ieder moment veranderen. Om altijd op te hoogte te zijn van de laatste wijzigingen adviseer ik je om je aan te melden voor onze nieuwsbrief of onze website in de gaten te houden waar wij altijd de actuele doorlooptijden met je delen.

Eenvoudig uw exportdocumenten aanvragen via Exportdocumenten.com

Exportdocumenten.com kan je assisteren in het verkrijgen van zowel een Kamer van Koophandel als ambassade legalisatie. Jij vraagt het aan en wij regelen de rest!

Maak vrijblijvend een gratis account aan en bestel je documenten direct in onze webshop.

Wil je graag ondersteuning bij het aanvragen van het export document? Maak dan gebruik van onze kennis. Kies voor Full Service in het besteltraject en bel ons als je ergens niet uitkomt. Je krijgt dan mij of een van mijn collega’s van het Customer Service Team aan de lijn om je van A tot Z door de aanvraag heen te begeleiden.

Zo ben je er zeker van dat je niets ontgaat en je aanvraag snel en correct afgerond is.

Volgende maand in E.H.B.E.

Volgende maand behandel ik weer een actueel onderwerp. Houd onze website in de gaten of meld je aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en krijg het nieuws direct in je mailbox.

Voorgaande E.H.B.E.:


Customer Service
+31(0)314-354865
[javascript protected email address]

Cookie-instellingen

Exportdocumenten.com maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Meer informatie.

Accepteren Weigeren