Naar inhoud
Export nieuws

​Blog - Eerste Hulp Bij Export: Van post naar digitaal

Marieke TheijssenUit gegevens van de Kamer van Koophandel (KvK) blijkt dat 14% van de bedrijven in Nederland de benodigde exportdocumenten, zoals Certificaten van Oorsprong en EUR.1 certificaten, nog altijd via de post aanvraagt. Dit terwijl er inmiddels diverse mogelijkheden zijn voor de digitale afgifte van exportdocumenten.

Deze digitale mogelijkheden bieden voor ieder bedrijf wel een passende oplossing, ongeacht het aantal exportdocumenten dat er wordt aangevraagd. Waarom is dan nog niet ieder bedrijf over op digitaal vraag je je af?

In het artikel van deze maand beschrijf ik de voordelen van het digitaal aanvragen van exportdocumenten. Ik vertel je waarom ík er van overtuigd ben dat het overgaan op digitaal ook voor de laatste 14% een positieve stap vooruit is.

Een digitale samenleving

Wat kan er tegenwoordig niet digitaal? We bestellen onze kleding online, checken online in voor onze vlucht naar een mooi vakantieland en daten zelfs online. ‘Internet of Things’ is de trend, waarbij we onze smartphone als afstandsbediening gebruiken voor diverse apparaten in huis. Digitalisatie kent veel voordelen, zo ook in het bedrijfsleven, maar zeker ook bij het aanvragen van exportdocumenten:

  • Informatie wordt toegankelijker; Geen stapels papieren meer op je bureau, maar een digitale administratie die het terugvinden van bijvoorbeeld bewijslast voor het aanvragen van je exportdocumenten een stuk eenvoudiger maakt. Bovendien heb je deze tot je beschikking vanaf iedere willekeurige plek bijvoorbeeld thuis of op kantoor.
  • Het uitwisselen van gegevens wordt eenvoudiger; Wanneer je veel samenwerkt met collega’s en externe partijen is het fijn dat je informatie digitaal kunt uitwisselen. Zo heb je geen papieren dossiers meer en is de kans dat de documenten kwijtraken een heel stuk kleiner.
  • Bedrijfsprocessen versnellen; Het digitaal uitwisselen van gegevens zorgt voor kortere doorlooptijden. Zo lang als we er vroeger over deden om een exportdocument aan te vragen, zo snel gaat het tegenwoordig. De benodigde data wordt digitaal aangeleverd, ingelezen en gecontroleerd. Daarna wordt het verzoek tot legalisatie digitaal naar de Kamer van Koophandel verstuurd en binnen enkele minuten hebben we een gelegaliseerd document terug.
  • Minder kans op fouten; Door te digitaliseren kun je ook meer automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch overnemen van gegevens uit je ERP-systeem of door gebruik te maken van templates waarbij standaard gegevens automatisch overgenomen worden bij het opmaken van de benodigde exportdocumenten. Dit reduceert de kans op fouten aangezien er minder handmatig werk aan te pas komt.

De charme van vroeger

Hoewel digitalisatie veel voordelen kent, houden we toch ook graag vast aan de gewoontes van vroeger. Zo gaan we nog altijd graag een middagje shoppen met een vriend of vriendin, vinden we het nog steeds fijn om een echt boek te lezen in plaats van via de E-reader en gaan we voor het kopen van een televisie liever naar de winkel om ons te laten adviseren dan dat we deze online bestellen.

Dit geldt ook voor het aanvragen van de benodigde exportdocumenten. Digitalisatie zorgt ervoor dat je je exportdocumenten veel sneller ontvangt, daarnaast blijft het prettig om advies te krijgen over de (benodigde) documenten wanneer je daar vragen over hebt. Het is dan fijn dat er iemand met je mee kijkt en je helpt bij het invullen van de aanvraag. Als het ware een klankbord voor jouw specifieke situatie. Bijvoorbeeld over documenten die niet officieel vereist zijn of bij twijfel over het aanleveren van de juiste bewijslast.

Op 1 januari 2014 heeft de Kamer van Koophandel een groot aantal kantoren gesloten. Er zijn 4 locaties open gebleven voor de afhandeling van exportdocumenten, te weten Amsterdam, Arnhem, Eindhoven en Rotterdam. Sinds die tijd is het niet meer mogelijk om fysiek met je documenten langs de Kamer van Koophandel te gaan. De opties die zijn overgebleven is het digital aanvragen van exportdocumenten, of deze per post opsturen naar de Kamer van Koophandel. Dat laatste is een tijdrovend proces. Gezien het feit dat er nog maar 4 locaties zijn voor de afhandeling van exportdocumenten. Je kunt je voorstellen dat deze kantoren het ook veel drukker hebben gekregen.

Combineer de charme van vroeger met de digitalisatie van nu

Een snelle afhandeling door digitalisatie met het persoonlijke contact van vroeger is in mijn ogen de ideale combinatie voor het aanvragen van je exportdocumenten. Laat dat tegenwoordig nu gewoon mogelijk zijn!

Maak je een account aan op de website van Exportdocumenten.com dan onderhoud je contact met één van mijn collega’s of mijzelf van het Customer Service Team. Heb je vragen over het invullen van je aanvraag dan kijken wij met je mee. Heb je advies nodig? Dan geven wij deze graag. Daar zijn we immers voor!

Ieder bedrijf is anders en iedere situatie ook. Wij geven je persoonlijk advies je op basis van de informatie die we van jou ontvangen, zodat de benodigde exportdocumenten zo snel mogelijk aangevraagd kunnen worden. Middels een digitale koppeling met de Kamer van Koophandel zorgen wij ervoor dat jouw exportdocumenten na goedkeuring van de KvK zo snel mogelijk naar jou worden opgestuurd.

Natuurlijk zijn er ook nog andere oplossingen voor het digitaal aanvragen van je exportdocumenten, maar als onderdeel van het Customer Service Team van Exportdocumenten.com ga ik daar natuurlijk niet op in ;)

In het kort:
De voordelen van digitaal aanvragen via Exportdocumenten.com

  • Ondersteuning zoveel als je wenst
  • Persoonlijk contact en advies
  • Wij verzorgen zowel KvK als Ambassade legalisaties
  • Gratis account, geen software of licentiekosten
  • Snelle levering van je exportdocumenten, voor 15.00 uur aangevraagd is dezelfde dag verstuurd (vergeleken met het ‘proces per post’ scheelt dit je minimaal 2 werkdagen)

Geef mij nu maar eens één goede reden om niet over te gaan op digitaal!

PS: Klaar om over te stappen? Maak dan hier snel je account aan! Of bekijk eerst onderstaande video en lees onze toelichting over het bestelproces ‘In 4 stappen bestellen


Customer Service
+31(0)314-354865
[javascript protected email address]

Cookie-instellingen

Exportdocumenten.com maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Meer informatie.

Accepteren Weigeren