Naar inhoud
Export nieuws

Interview met de Kamer van Koophandel

Graag willen wij u een beeld geven van de werkzaamheden op de afdeling exportdocumenten bij de Kamer van Koophandel (KvK). De afgelopen tijd is er ontzettend veel veranderd op deze afdeling binnen de KvK, middels dit interview willen wij u vertellen hoe de gemiddelde werkdag van de medewerkers er tegenwoordig uitziet. Wij hebben een nauwe samenwerking met de KvK en wij hebben dagelijks contact met de medewerkers van de afdeling exportdocumenten in Arnhem. Marieke Theijssen van het Customer Service team, heeft de Kamer van Koophandel geïnterviewd.

Wat zijn voor jullie de grootste veranderingen nadat jullie van afzonderlijke kamers naar één centrale organisatie zijn gegaan?

In 2014 zijn we van 14 met een “big bang” naar één nieuwe organisatie gegaan, met centraal ingerichte ondersteunende diensten zoals HRM, Marketing en Communicatie enz. Het grote voordeel is dat we veel uniformer zijn gaan werken. Dat was wel even wennen maar ondertussen kunnen we de weg in de (vernieuwde) organisatie goed vinden.

Wat zijn de grootste veranderingen/verbeteringen die bedrijven hierdoor ervaren?

Ondanks dat de wetgeving voor exportdocumenten ‘EU wetgeving’ is, en dus voor iedereen gelijk, waren er bij de oude Kamers van Koophandel wel verschillende praktische werkafspraken gemaakt. Uiteraard is het wenselijk om een uniform werkproces te hebben en daar is veel tijd ingestoken. Dit was wennen voor collega’s en klanten, want soms was het nodig om oude afspraken te herzien. Belangrijk is dat we als organisatie één standpunt en één werkwijze uitstralen. Het mag voor bedrijven niet meer uitmaken met welke KvK-vestiging ze te maken hebben. We kunnen hierdoor ook efficiënter werken en de capaciteit inzetten daar waar dat het meest nodig is.

Hoe ervaren jullie de overgang naar het digitaal legaliseren van documenten?

Inmiddels wordt 80% van alle documenten digitaal aangevraagd bij de Kamer van Koophandel. De Kamer van Koophandel in Nederland gebruikt een soortgelijk systeem als andere Kamers van Koophandel in de wereld. Wij zitten in een tussenfase, op dit moment is het eindresultaat nog steeds een papieren document, uiteindelijk zal het proces volledig digitaal worden. De meeste bedrijven die overstappen van papier naar digitaal hebben de nieuwe procedure snel onder de knie. Groot voordeel is natuurlijk de snelheid van het digitale proces, je hebt de documenten veelal dezelfde dag ter beschikking. Voor ons als KvK medewerkers is het anders werken; alles gaat natuurlijk via je beeldscherm. Het digitaal afgeven is ook vanuit de KvK zijde een snel proces, maar bij complexe, grote aanvragen is dit soms lastiger. Bijkomend voordeel is dat de verwerking ervan niet locatie gebonden is waardoor de medewerkers de afgifte van de digitale documenten ook elders kunnen doen.

Waarom zouden jullie bedrijven die nog niet digitaal hun documenten aanvragen aanmoedigen om over te stappen naar een digitaal proces?

Er zijn verschillende mogelijkheden voor ondernemers om digitaal documenten bij de Kamer van Koophandel aan te vragen. Ook voor klanten met maar een beperkt aantal documenten per jaar zijn er goede opties om digitaal documenten aan te vragen. Digitaal is natuurlijk de toekomst (werkelijkheid), bestemmingslanden digitaliseren steeds meer. Zowel voor de Kamer van Koophandel en het Nederlandse bedrijfsleven is het belangrijk om goed aangesloten te blijven bij internationale ontwikkelingen, het digitaal aanvragen en verstrekken van Certificaten van Oorsprong is daar een onderdeel van. Voor de individuele bedrijven zijn met name snelheid en gemak redenen om over te stappen.

Hoe ziet een dag op de afdeling Exportdocumenten bij de KvK eruit?

Geen dag op de afdeling Export is gelijk: het is er van leuk druk tot super druk!

De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het verwerken van: de digitaal aangevraagde exportdocumenten, het verwerken van de post, beantwoorden van e-mails en de telefoon rinkelt daarbij ook gewoon door. De werkdruk op de afdeling wordt deels bepaald door de “beweging” in Exporterend Nederland. Bij de dagelijkse werkzaamheden behoort ook het beoordelen van de bewijslast die meteen bij de aanvraag wordt gevoegd, deze wordt eerst beoordeeld alvorens tot afgifte kan worden overgegaan. We ontvangen tevens bewijslast die voor langere termijn (maximaal 2 jaar) bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd kan worden, de verwerking hiervan kunnen we deels sturen. Als je dan denkt dat we klaar zijn heb je het mis; het is belangrijk dat we onze kennis up-to-date houden om de ondernemers goed te informeren.

Bij deze vele leuke dagelijkse werkzaamheden is het van belang dat we onze tijd efficiënt indelen om alle bijkomende net zo belangrijke kantoor perikelen tevens te kunnen verrichten.

Wat maakt jullie vak zo leuk?

Geen aanvraag is hetzelfde, geen product is gelijk! Natuurlijk heb je met regelmaat de terugkerende ondernemer met zijn “standaard” aanvragen voor hun eigen unieke product.

Maar vele malen per week heb je een informatieve vraag; een nieuwe exportklant, een ondernemer die een nieuw product heeft, een aanvulling op een reeds bestaand product, een voor hem nieuw exportland, wat zijn de invoerrechten, welke documenten heb ik nodig, hoe krijg ik zo snel mogelijk die exportpapieren: mijn zending moet weg! Vele vragen, vele werkzaamheden die ons werk afwisselend maken. Je inleven in het product van de ondernemer, dit is natuurlijk zeer divers. Het geeft je een andere kijk op producten, dat is heel leuk je kijkt er hierdoor anders tegenaan als het in de winkel in het schap ligt. Kortom; het is zó afwisselend, zó veelzijdig en als de ondernemer tevreden is…. dan is onze dag weer goed!

Wat is de leukste aanvraag die je ooit heb binnen gekregen en waarom?

Een CvO met dierlijk sperma, wat in eigen bedrijf werd “gewonnen”.

Leg dan de ondernemer maar eens uit hoe hij de productiebeschrijving op papier moet zetten: in eigen bedrijf te Arnhem vervaardigen wij uit: ….. door middel van…..

Wij willen de KvK graag bedanken voor de medewerking aan dit open en spontane interview.



Customer Service
+31(0)314-354865
[javascript protected email address]

 
 
Deel met je netwerk

Cookie-instellingen

Exportdocumenten.com maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Meer informatie.

Accepteren Weigeren