+31(0)884321888
[javascript protected email address]
FAQ
Altijd overzicht?
Werk efficiënt vanuit een bedrijfsaccount.
Altijd de juiste documenten?
Je hoeft geen expert te zijn, die kennis hebben wij!
Zeker weten dat het goed is?
Wij doen graag een extra kwaliteitscheck!

FAQ

Veel gestelde vragen

In onderstaande rubrieken vind je antwoorden op veel gestelde vragen. Zit jouw antwoord er niet tussen? Neem dan contact op met ons Customer Service Team.

Contact
Adres

Exportdocuments.com
Terborgseweg 102
7005 BC Doetinchem
Nederland

Contact

Op onze contact pagina vind je alle mogelijke manieren om met ons in contact te komen.

Feestdagen

Onze webshop is het hele jaar door beschikbaar. Tijdens de volgende feestdagen zijn wij gesloten en is Customer Service niet bereikbaar:

  • Nieuwjaarsdag
  • 2e Paasdag
  • Koningsdag
  • Hemelvaartsdag
  • 2e Pinksterdag
  • 1e Kerstdag
  • 2e Kerstdag

*Houd er rekening mee dat wanneer je op een feestdag een oorsprongsdocument bestelt, deze pas de eerstvolgende werkdag in behandeling wordt genomen, want ook de KVK is tijdens feestdagen gesloten. Uitvoeraangiften gaan wel rechtstreeks naar de Douane en worden gewoon afgehandeld tijdens feestdagen. Let wel op dat er op feestdagen geen Customer Service beschikbaar is voor vragen.

Klacht indienen

Ben je niet tevreden over een van onze producten of services, dan horen wij dat graag. Wij doen er alles aan om je zo goed en prettig mogelijk te helpen.

Stuur je klacht naar: info@exportdocuments.com en geef daarin aan waar je ontevreden over bent. Ons Customer Service Team neemt dan zo spoedig mogelijk contact met je op.

Openingstijden

Wij zijn geopend op:

Maandag t/m vrijdag van 08.30 - 17.00 uur.

In het weekend en op feestdagen zijn wij gesloten. Uiteraard is onze webshop 24/7 bereikbaar.

Account
Account aanmaken

Om een gratis account aan te maken in onze webshop klik je rechtsboven op de button Account Maken. Vul je bedrijfsgegevens in. Hierna ontvang je van ons een e-mail. Stel via de link in de e-mail een wachtwoord in en vul de aanvullende bedrijfsgegevens in. Je hebt nu toegang tot je account. Om je account te activeren moet je nog enkele bedrijfsdocumenten uploaden, te weten:

  • Machtigingsformulier
  • Uittrekstel van de Kamer van Koophandel
  • Optioneel: Machtiging voor Automatische incasso

Nadat je je bedrijfsdocumenten hebt geüpload worden deze door ons Customer Service team gecontroleerd. Hierna is je account klaar voor gebruik en kan je starten met je eerste order.

Account verwijderen

Je kunt jouw account niet zelf verwijderen.

Wil je jouw account door ons laten verwijderen? Stuur dan een e-mail naar info@exportdocuments.com. Dan zorgen wij ervoor dat jouw account spoedig uit ons systeem verwijderd wordt.

Account wijzigen

Je kunt je accountgegevens eenvoudig aanpassen door in te loggen en vervolgens te klikken op 'Bekijk Accountgegevens' in het menu aan de linkerzijde van je scherm. Hier kun je direct je gegevens wijzigen.

De enige velden die je niet zelf kunt wijzigen zijn je e-mailadres en het btw-nummer. Wil je één van deze velden toch graag aangepast hebben? Stuur dan een e-mail naar info@exportdocuments.com. Wij voeren de wijziging dan voor je door.

Inschrijven nieuwsbrief

Je kunt je hier aanmelden voor onze maandelijkse nieuwsbrief.

Bestellen
Bezorgen of ophalen

Je kunt je oorsprongsdocumenten laten bezorgen of zelf komen ophalen. Je uitvoeraangiften kan je downloaden (en indien gewenst) zelf printen.

Dat laatste is handig als je bedrijf in de buurt van ons kantoor gevestigd is of als je de exportdocumenten dezelfde dag nog nodig hebt. Je maakt deze keuze in de laatste stap van het orderproces. Om je documenten op te halen neem je de hoofdingang van ons gebouw (gevestigd aan de zijkant, Ambachtstraat 4), dit is tevens ook de ingang voor de Rabobank en Pincvision. Meld je bij de receptie, dan komen wij de documenten aan je afgeven.

Foutmelding order

Kom je een foutmelding tegen in het orderproces? Vervelend, stuur graag een e-mail naar info@exportdocuments.com met een screenshot van deze foutmelding. Dan kunnen wij hier snel naar kijken. Je kunt ook bellen met ons Customer Service Team. Wij proberen het dan zo snel mogelijk voor je op te lossen.

Gescande kopieën

Kies je bij het aanvragen van je exportdocument voor een gescande kopie, dan is deze te downloaden vanaf je orderoverzicht.

Kortingscode

Heb je een kortingscode van ons ontvangen? Dan kun je deze inwisselen in de stap 'Afrekenen'. De korting wordt dan automatisch verrekend in het totaalbedrag.

Meer informatie over het orderproces lees je op de pagina: Bestellen in 4 stappen.

Levertijd

Oorsprongsdocumenten die voor 15.00 uur zijn aangevraagd worden dezelfde dag in behandeling genomen en verstuurd (indien goedgekeurd door de KvK). Zodra je documenten verzonden zijn ontvang je hiervan een bevestiging per e-mail. Per order kies je zelf een verzendwijze. Over het algemeen wordt een zending de volgende dag afgeleverd.

Uitvoeraangiften
kan je 24/7 indienen in de webshop. Deze worden direct digitaal doorgezet naar de Douane. Meestal ontvang je al binnen 5 minuten bericht terug of je aangifte is goedgekeurd. Je ontvangt hierover een bevestiging van ons per e-mail. Je kunt je uitvoeraangifte inzien en (indien gewenst) downloaden in je orderoverzicht.

Doorlooptijden ambassades
Heb je een document aangevraagd met ambassade legalisatie, dan duurt het enkele dagen voordat je jouw document(en) ontvangt. Per ambassade verschilt de doorlooptijd. De actuele gemiddelde doorlooptijd per ambassade houden wij voor je bij op onze website. Hier brengen we je ook op de hoogte van eventuele vertragingen i.v.m. feestdagen.

Order annuleren

Bij het plaatsen van een order ontvang je direct van ons de factuur. Het kan echter voorkomen dat je, om welke reden dan ook, je order wilt annuleren. Is dat het geval, dan ontvang je binnen 14 dagen een creditnota van ons. Het bedrag van de creditnota wordt door ons teruggestort op de wijze waarop je hebt betaald.

Order volgen

Je kunt de status van je orders terugvinden in je orderoverzicht. Je moet hiervoor wel ingelogd zijn.

Zending volgen
Indien je hebt gekozen voor 'Verzending met UPS', ontvang je van ons het Track & Trace nummer van de zending om deze te kunnen volgen.

Orderoverzicht

Een volledig overzicht van al je orders, de bijbehorende status en factuur vind je in het 'Orderoverzicht' zodra je bent ingelogd.

Oosprongsdocumenten
Bewijslast aanleveren

Bij het aanvragen van oorsprongsdocumenten zoals een CvO en EUR.1-certificaat ben je verplicht bewijslast aan te leveren. Hiermee kan de Kamer van Koophandel (KvK) de oorsprong van jouw producten controleren.

In het orderproces geef je aan wat de oorsprong van jouw product(en) is. Om deze oorsprong aan te tonen voeg je, in stap 3 van het orderproces, de bewijslast toe. Zonder bewijslast kunnen je exportdocumenten niet worden goedgekeurd door de KvK. Meer informatie over bewijslast lees je op de pagina Downloads / Bewijslast.

Kom je er toch niet helemaal uit? Maak dan gebruik van onze kennis. Kies bij de start van het orderproces voor 'Full Service' en wij helpen je van A tot Z.

Documenten verloren of foutief

Verloren
Een oorsprongsdocument is een uniek document en mag dus maar één keer worden afgegeven. Wanneer jouw CvO of EUR.1 is kwijtgeraakt, kun je een vervangend certificaat aanvragen. Plaats hiervoor een nieuwe order in de webshop. Geef in stap 2 van het orderproces aan dat je een duplicaat wilt aanvragen met als reden 'verloren'. Vul het originele documentnummer, de datum van afgifte en het nummer van de KVK in. Met deze informatie weet de KVK dat dit nieuwe document het enige geldige document is voor jouw zending.

Foutief
Een eenmaal afgegeven CvO / EUR.1 kan niet meer gewijzigd worden. De Kamer van Koophandel staat dit niet toe. Wanneer je document foutief blijkt te zijn, dien je een nieuwe order te plaatsen in de webshop. Belangrijk om te weten: Zet een kruis door je foutieve document, scan deze en upload deze in stap 3 van het orderproces als Aanvullend Bewijs bij je nieuwe aanvraag. Hiermee toon je aan dat jouw nieuwe aanvraag een eerder afgegeven document vervangt.

Documenten voor Iran, Myanmar (Birma), Noord-Korea, Syrië, Venezuela, Zimbabwe, Rusland en Belarus

Iran, Myanmar (Birma), Noord-Korea, Syrië, Venezuela, Zimbabwe: momenteel kan je voor deze landen geen uitvoeraangiften bestellen in onze webshop.

Rusland en Belarus: vanwege de oorlog in Oekraïne worden orders met bestemmingsland Rusland of Belarus door ons afgekeurd en niet verwerkt.

Welke oorsprongsdocumenten

Je kunt de volgende oorsprongsdocumenten aanvragen:

Voor deze documenten bieden wij ook een Ambassade legalisatie service.

Douane documenten
Naast oorsprongsdocumenten kan je ook je ATR-certificaat en Uitvoeraangiften regelen in de webshop.

Al je benodigde documenten in 1 order geregeld. Wel zo makkelijk!

Webshop
Hulp bij het invullen / Service levels

Het aanvragen van exportdocumenten is niet heel moeilijk, maar het moet wel goed gebeuren. Om je te helpen waar nodig, bieden wij 3 type service levels. Bij de start van het orderproces kies je het gewenste service level voor die betreffende order.

Onze 3 service levels zijn:

  • Full Service
  • Comfort
  • Self-Service

Vraag je voor het eerst een exportdocument aan, heb je een spoedzending waardoor je het bestelproces graag zo snel mogelijk wilt doorlopen, of ben je juist al heel ervaren in het opmaken van documenten? Kies bij elke order opnieuw het service level dat je nodig hebt en krijg extra ondersteuning van onze specialist, óf een fijne korting per aanvraag omdat je het geheel zelfstandig kunt.

Meer informatie over onze Service Levels lees je hier.

Probleem in de webshop

Loop je tegen een probleem aan in onze webshop? Mail dit dan graag naar ons Customer Service team. Vermeld in de e-mail s.v.p. duidelijk het probleem en jouw accountnaam. Onze medewerkers beantwoorden je vraag zo snel mogelijk.

Heb je dringend hulp nodig? Bel dan naar: +31(0)88-4321888.

Houd er rekening mee dat onze webshop geoptimaliseerd is voor de volgende browsers: Chrome, Firefox en Edge. De webshop is niet getest op goede werking in andere webbrowsers (waaronder Safari).

Tarieven webshop

Het aanmaken van een account is gratis. Je betaalt daarna per document in de webshop (geen verdere abonnements- of licentiekosten). Bij de start van het orderproces wordt direct getoond wat de geselecteerde documenten kosten. Transparant en geen verrassingen achteraf. Lees hier alle informatie over de tarieven die wij hanteren.

Voordelen

Door je exportdocumenten te bestellen in de webshop van Exportdocuments.com, profiteer je van diverse voordelen. Welke dit zijn lees je op de pagina 'Handige functies'.

Werkwijze

Exportdocuments.com is het platform waar je zelf al je exportdocumenten regelt die je nodig hebt voor je zending. Een account is gratis en daarna kun je direct aan de slag met het plaatsen van je order(s).

In 4 stappen
loop je het gehele orderproces door. Je vult de benodigde gegevens in en betaalt veilig online via iDeal, Automatische incasso of op rekening8. Een order opslaan om op een later moment verder in te vullen kan ook.

*op rekening betalen is mogelijk vanaf 20 orders per maand.

Betalen
Betaalmogelijkheden

Bij Exportdocuments.com kan je meerdere orders klaarzetten in je winkelwagen om deze daarna in 1 betaling af te ronden. Je kunt kiezen uit de volgende betaalmogelijkheden:

iDEAL
Met iDEAL kies je jouw bank en kun je jouw bestelling direct betalen.

Automatische incasso

Je kunt Exportdocuments.com machtigen om het factuurbedrag d.m.v. een automatische incasso van jouw rekening af te schrijven.

  • Je hebt al een account: Log in op je account en ga naar Accountinstellingen. Kies voor Bedrijfsgegevens. Hier kan je het machtigingsformulier downloaden. Vul deze in en upload het weer op deze plek. Zodra Customer Service je formulier heeft goedgekeurd is deze betaalmogelijjkheid geactiveerd in je account.
  • Nog geen account? Bij het aanmaken van een nieuw account kun je 'Automatische Incasso' direct activeren.

Betalen op rekening
Heb je meer dan 20 orders per maand? Dan is er een mogelijkheid om op rekening te betalen. Kom je hiervoor in aanmerking en wil je hier gebruik van maken? Neem even contact op door te mailen naar Customer Service of bel +31(0)88-4321888.

Betaalvoorkeur wijzigen

Per order kies je hoe je wilt betalen. Wil je gebruikmaken van automatische incasso, maar heb je dit niet opgegeven bij het aanmaken van je account? Geen probleem, ga naar Accountinstellingen en klik op Bedrijfsgegevens. Hier kan je het machtigingsformulier downloaden. Het ingevulde formulier upload je vervolgens weer hier. Wij activeren daarna de betaalmogelijkheid ‘Automatische Incasso’ binnen jouw bestaande account.

Gegevens Exportdocuments.com

Exportdocuments.com is een handelsnaam van Trade Compliance Europe IX B.V. en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 52871932.

Incassant ID

Bij het regelen van de automatische incasso bij jouw bank kan worden gevraagd om ons incassant ID. Ons incassant ID is NL48ZZZ528719320000 t.n.v. Trade Compliance Europe IX BV.

Probleem met betalen

Ging er iets mis tijdens het betalen van je order? Bel dan direct met ons Customer Service Team: +31(0)88-4321888.

Voorkom dubbele betaling

Wanneer je op ‘bevestig en betaal’ klikt word je automatisch doorgezet naar het betaalplatform van Mollie. Per mail ontvang je de factuur van je order. Deze is enkel voor je administratie, je hoeft hier verder niets meer mee te doen. De betaling is reeds voldaan. Betalen per bankoverschrijving is dan ook niet de bedoeling. Mocht het voorkomen dat je per ongeluk dubbel betaald hebt, neem dan contact met ons op. Mail naar info@exportdocuments.com en vermeld daarbij je factuurnummer. Je hoort spoedig van ons.

Uitvoeraangiften
Aangifte indienen

In de webshop kan je aangifte doen voor zendingen naar elk land buiten de EU. Enige voorwaarde is dat de huidige locatie van de zending Nederland of België is.

Je vult zelf je aangifte(n) in in onze webshop. Na betaling nemen wij je order in behandeling. We doen een check op volledigheid (is alle benodigde informatie ingevuld). Daarna sturen wij je aangifte digitaal door naar de Nederlandse of Belgische Douane.

Binnen enkele minuten ontvang je al respons op je order. Is je aangifte goedgekeurd, dan sturen wij je de uitvoeraangifte per mail toe. Ook vind je deze terug in je Orderoverzicht. Met dit document inclusief het unieke MRN-nummer is je zending klaar voor vertrek naar het kantoor van uitgang.

Heb je tijdens het orderproces vragen? Neem dan contact op met ons Customer Service team, zij helpen je door de aanvraag heen. Ze kunnen je ook helpen bij het bepalen van de juiste HS-code/goederencode of andere vragen!

Aangiften België

Bevinden de goederen zich tijdens het doen van de aangifte in België? Ook dan kun je uitvoeraangifte doen in onze webshop. We hebben namelijk ook een digitale koppeling met de Belgische Douane.

Mijn uitvoeraangifte onjuist

Een uitvoeraangifte is een uniek document en wordt daarom slechts één keer afgegeven. Heb je een fout gemaakt tijdens het invullen en is je aangifte toch goedgekeurd door de Douane? Geef dit door aan ons Customer Service team, zodat zij het bestand voor je kunnen laten intrekken. Hierna kan je een nieuw document aanvragen. Plaats hiervoor een nieuwe bestelling in de webshop.

Wat zijn een LRN & MRN nummer?

LRN
Een Local Reference Number (LRN) is een uniek nummer dat gedurende het gehele proces aan de aangifte gekoppeld blijft. Voor de duidelijkheid dit is niet het aangiftenummer. Een LRN moet aan de aangifte vóór verzending door de aangever zijn toegekend. Dit LRN kan als zoeksleutel worden gebruikt om de aangifte op te roepen als de aangever of zijn vertegenwoordiger zich meldt bij de Douane.

MRN

Wanneer de Douane de aangifte aanvaard heeft wordt er door het systeem een uniek nummer, het zogenaamde Movement Reference Number (MRN), aan de aangifte toegekend. Het MRN vermeld je vervolgens op alle bij de aangifte behorende bescheiden. Het MRN bestaat uit 18 alfanumerieke tekens. Na de aanvaarding kun je in onze webshop het MRN terugvinden in je orderoverzicht.